Voor jou, als leidinggevende, is het voeren van gesprekken met medewerkers een hoofdtaak. En hoofdzaak! Een ‘baas’ die de zin van deze vorm van communiceren onderschat, loopt het risico dat hij of zij de mensen niet meer mee krijgt.

De wijze waarop je in het dagelijks werk met medewerkers omgaat en de manier waarop je met elkaar praat, dóet er namelijk toe. Een goed gesprek helpt niet alleen om elkaar beter te begrijpen, maar bevordert ook de samenwerking én draagt in positieve zin bij aan de resultaten. Maar een gesprek voeren, welk model je ook volgt, vergt vaardigheid. Gelukkig zijn de meeste technieken te oefenen, waardoor ook de minder makkelijke praters kunnen uitgroeien tot een goede gesprekspartner.

BEOORDELEN 2.0

Onder jouw collega’s blijkt het voeren van ‘beoordelingsgesprekken’ geen favoriete bezigheid. Er is geen tijd, geen zin en alleen al de gedachte aan de noodzakelijke voorbereidingen hakt er soms zodanig in dat stress op de loer ligt. Doen we het dan voor personeelszaken en omdat het nu eenmaal moet of dient het ook nog ergens anders toe?

Nu staat een beoordelingsgesprek bij voorkeur niet op zichzelf. Per organisatie verschilt de vormgeving ervan; al dan niet gecombineerd met functioneringsgesprekken. Er gaan zelfs stemmen op om het officiële beoordelen maar af te schaffen.

Hoe dan ook; wat zal moeten blijven is dat het beoordelen een onderdeel is van een cyclus van gesprekken waarin de leidinggevende als coach fungeert in de ontwikkeling van de medewerker. Als er door veranderingen in de organisatie ook een andere opstelling van medewerkers wordt verwacht, is het beoordelingsmoment een uitgelezen kans om er gericht op te sturen.

Een jaarlijks gesprek maakt het extra serieus en geeft de mogelijkheid wat je al van elkaar wist te onderstrepen en geeft je als leidinggevende de kans om positieve ontwikkelingen te bekrachtigen en te stimuleren. Daarnaast wordt de medewerker bewust gemaakt waar nog de verbetermogelijkheden zitten of aangehaakt moet worden op ontwikkelingen. Als elke medewerker hierdoor een klein stukje vooruitgaat groeit de hele afdeling een flink stuk!

Voor de medewerker is het een officieel moment waarop waardering wordt uitgesproken en vastgelegd. Dit is natuurlijk spannend! Met een positief opbouwend karakter en concrete voorbeelden laat je de medewerker merken dat hij of zij belangrijk is. Een goede voorbereiding is dus noodzakelijk.

HOE MAAK JE BEOORDELEN STIMULEREND?

Misschien makkelijker gezegd dan gedaan want de kwaliteit van een beoordeling wordt voor 95% bepaald door de kwaliteit van de beoordelaar. En de essentie van het beoordelen zit hem níet in het invullen van een formuliertje, maar in het overbrengen van waardering en het geven van oprechte aandacht. Een ‘’slechte’’ beoordeling die uit de lucht komt vallen is daarom een vreemde eend in de bijt. Echte functioneringsproblemen zijn al veel eerder besproken en vastgelegd.

Het is ook het fijnste om complimenten te kunnen uitdelen en om algemene en specifieke, pósitieve feedback te geven. Dikwijls zijn er echter ook verbeterpunten te bespreken. De kunst is om dat zodanig te doen dat jouw medewerker deze punten niet opvat als persoonlijke tekortkomingen, maar als stimulans. Lastig? Niet wanneer je rekening houdt met de volgende tips die helpen allerlei valkuilen te omzeilen.

PRAKTISCHE TIPS OM VALKUILEN TE OMZEILEN

Wat je vertelt is belangrijk. Minstens zo belangrijk is de wijze waarop je dit doet.

1. Begin het gesprek met de positieve aspecten en neem hier voldoende tijd voor. Het is namelijk belangrijk dat deze resultaten in de toekomst vastgehouden worden en dat deze talenten zich verder ontwikkelen. Daarnaast zorgt het er voor dat de medewerker zich gewaardeerd voelt. Hierna staat hij of zij ook meer open voor de aandachtspunten.
2. Ga daarna over naar de aandachts-/kritiekpunten. Deze worden beter ontvangen als je hierbij vooral de positieve effecten benoemt als de medewerker er aan zou werken.
3. Door hierna expliciet het vertrouwen uit te spreken dat je verwacht dat de medewerker hiertoe ook in staat is (alleen als je dat inderdaad gelooft natuurlijk), zorg je er voor dat er een positieve afsluiting is en het zelfvertrouwen van de medewerker een impuls krijgt.
4. Toch is het nadrukkelijk niet de bedoeling om alles met de ‘mantel der liefde’ toe te dekken. Dit kan bij jouw medewerker voor het gevoel zorgen dat je het gesprek niet serieus neemt. Het is áltijd beter om problemen te benoemen en oplossingen te bespreken. Alleen zachte heelmeesters nemen halve maatregelen. De angst om in een conflictsituatie terecht te komen kan ertoe leiden dat het je problemen laat 'dooretteren'. En dan blijkt later dat het er alleen maar erger op is geworden..
5. Bewustworden hoort dus bij beoordelen en soms moeten zaken eerst bezinken waarna medewerkers het pas later positief kunnen oppakken. Als medewerkers schrikken van jouw ‘’oordeel’’ is dit niet altijd te voorkomen. Laat zeker ‘stoom’ afblazen, maar weersta de verleiding om in discussie te gaan en de ander te overtuigen. Een keer uitleggen is voldoende anders krijgt de ander het idee dat de beoordeling onderhandelbaar is en kan zich gaan vastbijten in de discussie. Voor je het weet krijgt dit veel aandacht en geeft zo’n discussie een negatieve lading aan het hele gesprek.
6. Wees voorbereid en ken de meetpunten waarop in de praktijk zichtbaar wordt hoe de medewerker gepresteerd heeft. Deze meetpunten hebben minder te maken met wat de medewerker doet, maar vooral wat dat oplevert voor degenen met wie wordt samengewerkt (klanten, collega’s, leveranciers, leidinggevende) anderen. Doe daar dus navraag naar en combineer dat met je eigen waarnemingen! Communiceer deze meetpunten ook met de medewerker zodat deze weet wat jij belangrijk vindt en waar hij of zij aan kan werken.
7. Verzamel door het jaar heen informatie op deze meetpunten en vooral met concrete voorbeelden. Zo baseer je je oordeel niet alleen op de laatste indrukken. Met sprekende voorbeelden laat je in het gesprek ook zien dat je je echt verdiept hebt.
8. De beoordeling heeft meestal direct of indirect een verband met de beloning. Veel bedrijven hebben er de laatste jaren echter niets bij kunnen geven, los van hoe de medewerker gepresteerd heeft. Probeer daarom in het gesprek niet te veel accent op de beloning te leggen en de aandacht te leiden naar de andere doelstellingen van het gesprek.
9. Tegenwoordig zoeken mensen in hun werk vaak andere elementen dan vroeger het geval was. Bij de (jaarlijkse) beoordeling gaat het er dus niet meer alleen om of het nog wat oplevert in financiële zin. Uitdaging, afwisseling en werkplezier zijn steeds belangrijker waarden geworden. Mensen vragen dus om maatwerk. Ontdek wat er bij de medewerker speelt door nieuwsgierig te zijn en vragen te stellen.